求外贸英语报价单模板?

什么样的外贸报价单，会让国外客户更喜欢？

在同一行业里，有些产品报价相差不大，有的人能继续得到客户的回复，继而拿到了订单。而有的人从将报价单发给客户的那一刻起，就注定了客户不会再给你回复。即使你的价格更低，也依然会与订单失之交臂。

也许你觉得自己的报价单还不错，但是客户真的这样想吗？我们先看一看，国外客户对报价单提出的六点喜好和要求。

一、客户希望收到一份什么样的报价单？

“As a sourcing agent and buyer I can tell you what a good quotation is for me: it includes all relevant information! My job is to find a reliable supplier at a reasonable price in the shortest time possible.

作为采购代理和买家，对我来说，一份好的报价就是包含所有相关信息！一份好的报价可以使我在最短的时间内，在合理的价格范围内找到一个可靠的供应商。

“It is very possible that I will choose a supplier whose price is a few percent higher but the quotation is complete. That means, it includes: FOB price (!!!) with seaport marked! (I often get FOB quotes without location. Obviously for me in Europe a FOB Shanghai price is higher than a FOB Xiamen price, since shipping rates are different).

我倾向于会选择这样一个供应商：他的价格比同行高出几个百分点，但报价单的内容很完整，包括：离岸价(重中之重)、装运港(我经常性收到没有装运地的FOB报价单。对于欧洲买家来说，FOB上海的价格远高于FOB厦门的价格，因为海运费用是不同的)。

“Delivery time (so far no Chinese supplier was able to keep the promised delivery time for my projects - 90% delay, 10% early)

保证到货时间（到目前为止，没有一家中国供应商能够准时到货：90% 的订单延迟，10% 提前）。

“Package unit (carton details)!!! Carton weight, size, volume, content, material. It is very important!!! Usually this point is simply left out by suppliers. But I and most full-time buyers have just simply no time to beg for any details separately!!! If a quotation misses this, I simply delete it. I have no time to ask for these points, but I can only calculate my shipping cost with this info!

包装信息(纸箱详细资料)，包括纸箱重量，尺寸，体积/容量，填充物、材质。这非常重要！通常供应商会遗漏这一点。其他买家跟我一样，都没有时间一一去确认这些细节问题！如果报价单中没有提及这些细节问题，我几乎都是直接删掉的，因为我根本没有那么多时间单独再向供应商核实这些细节。我需要根据这些信息来计算我的海运成本，你不提供，我也不要，我只看那些提供装箱数据的报价单。

“Payment conditions must be exactly discussed.

付款条件必须是经过讨论达成一致的。

“I hope suppliers will consider these points in the future. If you include all relevant information, you can really help your partner in his/her decision. And for the supplier, it is a job done once, you needn’t work out each detail separately.

我希望供应商将来会考虑这些问题。如果你的报价单包含了所有的相关信息，那么你才能真正帮助你的合作伙伴做出决定。而对于供应商来说，如果你真正做完了一份完整的报价单，你就不需要再单独提供细节了，因为报价单里早已包含了买家想知道的所有细节。

总之，你制作的报价单是否专业，是否用心，客户可以直观感受的到。也许你的客户就会从你的报价单考量，去判断出这个外贸业务员是否可靠，是否值得信任。其实整个客户开发跟进的过程，就是点点滴滴汇聚起来，让客户了解你，信任你，选择你。

尤其是当客户要选择新的供应商时，报价单是很重要的筛选节点。我们根据多位国外客户的对话沟通总结，什么样的报价单会让他觉得靠谱呢？

二、报价单里应该包含哪些内容？

一份精致的报价单里应该有以下这些内容，同时根据自己所处行业和产品的着重点来修改报价单的细节部分。有了主体框架之后，再针对不同客户进行优化润色。

报价单的头部（Head）

❖ 买家基本资料：

工厂标志（Factory Logo）、公司名称（Company）、详细地址（Detailed Address）、邮政编码（Post Code）、联系人名（Contact）、职位名称（Job title）、电话号码（Telephone No.）、传真号码（Fax No.）、手机号码（Mobile No.）、邮箱地址（E-mail Address）、聊天方式（Messenger Online）、公司网址（Website Address）。

❖ 报价单的抬头：

报价单标题（Quotation/Quotation Form/Price List）、参考编号（ReferenceNo.）、报价日期（Date）、有效日期（Valid date）。

产品基本资料（Product’s Basic information）

序号（No.）、货号（Item No.）、型号（Type）、产品名称（Product’sName）、产品图片（Photo） 、产品描述（Description）、原材料（Materials）、规格（Specification）、尺寸（Size）、长度（Length）、宽度（Width）、高度（Height）、厚度（Thickness）、管径（Tube’s Diameter）、口径（Caliber）、形状（Shape）、外观颜色（Colors）、光源类型（Type of Lamp-house）、光源数量（Nos. of lamp-house）、光源颜色（Colors of lamp-house）。

产品技术参数（Product’s Technical Parameters）

❖ 电力类产品技术参数：电流、电压、电阻、电弧、功率、频率、负载等。

❖ 光源、光学类产品技术参数：光源类型、光源功率、中心光强、色度、光通量、光中心高度、发光颜色、流明维护系数、有效光照范围、发光效率、光源色粉、波长、色轮型号、照明面积、日照时间、阴雨天数等。

❖ 机械、力学类产品技术参数：结构、封装形式、结构高度、连接结构标记、分断能力、安装形式、可插拔次数、耐压特性、耐压强度、插拔力、零插拔力、拉伸强度、抗张强度等。

❖ 热学类产品技术参数：色温、最低启动温度、耐温性、环境温度、耐热温度、环境湿度。

❖ 加工工艺、防护性能类产品技术参数：表面处理、导电体材质、屏蔽壳材质、基材、胶系、阻燃性、防护等级、防火等级、防潮等级、防水等级等。

❖ 配件类产品技术参数：灯头、灯座、保险丝、镇流器、变压器、灯罩、玻壳、灯管、支架、外壳、壳体、灯盘、灯杆、套管等。

❖ 产品使用寿命：平均使用寿命、机械寿命、电寿命等。

❖ 用途及使用范围：适用范围、车灯适用车型、主要用途等。

价格条款（Price Terms）

贸易方式（EXW，FOB，CFR，CIF）、装运港、目的港（Loading Port，Destination Port）、货币种类、中银汇率（Currency， Exchange Rate）、单位价格、货币单位（Unit Price/PCS，Unit） 、离岸价、成本加运费、成本加运费保险费、工厂交货价。

几种贸易方式间的差别：

❖ 工厂交货价（EXW=Ex Works）：

交货地点（出口国工厂或仓库）、运输（买方负责）、保险（买方负责）、出口手续（买方负责）、进口手续（买方负责）、风险转移（交货地）、所有权转移（随买卖转移）。

❖ 离岸价（FOB=Free on Borad）：

交货地点（装运港）、运输（买方负责）、保险（买方负责）、出口手续（卖方负责）、进口手续（买方负责）、风险转移（装运港船舷）、所有权转移（随交单转移）。

❖ 到岸价（成本+运费+保险费，CIF=Cost+Insurance+Freight）：

交货地点（装运港）、运输（卖方负责）、保险（卖方负责）、出口手续（卖方负责）、进口手续（卖方负责）、风险转移（装运港船舷）、所有权转移（随交单转移） 。

❖ 成本加运费（CFR=Cost+Freight）：

交货地点（装运港）、运输（卖方负责）、保险（买方负责）、出口手续（卖方负责）、进口手续（买方负责）、风险转移（装运港船舷）、所有权转移（随交单转移）。

数量条款（Quantity Terms）

按整柜（20’，40’，40HC，45HC）提供报价、按最小定单量（MOQ，Minimum Order Quantity）提供报价、按库存量（QTY. inStock）报价、20英尺货柜，40英尺货柜，40英尺高柜，45英尺高柜、最小订单量、库存数量、短溢缺条款备品数量。

各类货柜的内容积、配货毛重、体积对比

支付条款（Payment Terms）

即期信用证，远期信用证、可撤销信用证，不可撤销信用证、跟单信用证，光票信用证、可转让信用证，不可转让信用证、电汇、余额，总金额，定金。

质量条款（Quality Terms）

检验检疫局：法定检验、商品鉴定、质量认证认可、出口质量许可、出入境检验检疫标志、普惠制原产地证FORM A，一般原产地证C/O。

国家质检总局：主管质量监督的最高行政执法机关；主管检验检疫工作的最高行政执法机关。

检验内容：包装检验，品质检验，卫生检验，安全性能检验。

检验分类：内地检验，口岸检验；预先检验，出口检验。

产品质量认证：中国（CCC，CB，CQC）、欧盟（CE，LVD，EMC）、德国（GS，VDE，TUV）、美国（UL，ETL）、意大利（IMQ，IG）、北欧四国（N-NEMKO，D-DEMKO，F-FIMKO，S-SEMKO，S-N-FI-D）、比利时（CEBEC）、法国（NF）、荷兰（KEMA-KEUROVEBSISGS，S-BBJINMETRO/UC）、阿根廷（SMARKPSBGOST-GOSSTANDARDSAAC-TICKIndi.SIISASO）、日本：NKKK，PSEKT，KTL，EK MARK。

装运条款（Shipment Terms）

港口名重名（注明所在国家或地区）、无法确定港口（由买家选择港口）、装运日期、装运期限、装运时间、起运港、目的港、装运港/装货港、卸货港、转运港、分批装运、转船、航空、航海、散货、整装柜。

交货期条款（Delivery Time Terms）

订单被确定、模具费用、准备模具、生产前确定样品、开始投产、预付定金、支付余款。

交货期：在收到预付款后30天之内交货、在订单确认后30天之内交货、在生产前样品确定后30天之内交货。

品牌条款（Brand’s Terms）

贴牌加工，使用客户自己的品牌或由其指定的其他品牌、使用工厂自己的品牌。

原产地条款（Origin Terms）

普通原产地证，普惠制原产地证、原产地，中国制造。

报价单附注的其他资料（Others）

工商营业执照、被批准开业证件副本、国税局税务登记证、企业法人代码证书、质量检验报告、质量鉴定报告、产品质量认证、质量管理体系认证、荣誉证书、奖励证书、出口许可证、工厂规模、员工人数、工程技术人员人数、工厂面积、主营产品及月加工能力、新品推介，生产设备实力、品牌知名度。

三、提升报价单质量的几个细节

1.报价单的格式至少要两种

提供至少两种格式的报价单，第一种为Word文档，这是供客户修改使用的。但是由于Word文档版本的差别，可能打不开，所以还需提供一个PDF版本。PDF版本比较正规，是标准的文书。最好再提供一个图片版，万一客户既打不开Word，又没有PDF浏览器，就要寄希望于这张图片了。无论提供的什么文件格式，发之前必须预览，保证客户拿到手可以直接打印使用。

在邮件最后部分写上：详细报价资料请参见附件中的文件，我提供了三种格式，Word，PDF，JPRG，可根据您的电脑软件情况选择最合适的格式，并且我已经排好版，您可以直接下载打印使用。

点评：多为客户着想，多在细节为客户考虑问题，客户看到你的细节越多就会越放心。

2.在报价单加入公司信息

在邮件正文里放上一些关键内容，例如总报价，公司的优势等等。这些都是引子，让客户有兴趣打开报价单。在报价单开头写上：TO某客户，报价单制作时间和有效期。

报价单的命名一定是公司名称加产品名称，保证客户到时候能够知道这份报价单是什么产品的报价单，来自于哪个公司。

点评：在报价单加入自己的公司的标志，名称，电话，传真，邮箱，以及公司的一些理念，口号，这是用来提升形象的一种方法。

3.产品摆放的建议

很多公司有集装箱摆放软件，如果有，可以在最后一部分演示一下客户需要的产品如何摆放，总计需要几个集装箱，这样会显得更专业。

点评：为客户考虑到最后一步，会让你的交易进行得更顺利。作为买家，能直接在报价体现的东西，沟通成本就降低很多，合作更顺畅。

4.纸箱资料要详细

包装单位(纸箱详细资料)，纸箱重量、尺寸、体积、含量、材料。这是非常重要的，但通常这一点会被供应商轻易地忽略。如果报价遗漏了这些，那么国外买家可能会立刻删除它，因为他们没有时间去询问这些细节。

点评：在包装上也要做足功课，要给到客户所有的细节，因为客户不可能每次都来问你这些细节，他们会认为你不够专业，要最大限度减少沟通成本。

5.收款方式要讨论好

payment conditions must be exactly discussed. 必须准确地讨论付款条件。

点评：所有一切都没问题之后，来到最后一步，不能功亏一篑，要跟客户沟通讨论好如何收付款，要考虑到国外的支付习惯。

6.越详细约好，注意细节

制作报价单，一定要将每一部分的价格标注清楚，包括每一部分的型号，大体参数尺寸，品牌，质保年限等等。当然还是要出现报价的关键因素，付款方式等。

告诉客户，你的产品为什么值这个钱。例如客户要了十个设备，上面对于每个设备都简略的用表格报了价，这个部分就需要放出每个设备详细信息：图片，认证，具体的参数，优势，设备的包装类型，包装图片，配套的配件数量，等等(如果是成套设备请把配件表标注出来)。

点评：他们真的在乎每个细节，而且认为这些细节都是必须具备的，你的报价越详细越容易被采纳。如果有太多内容是需要等到客户再次询问的，那么你的报价就是一次失败的报价。

注意事项：费用要考虑汇率，运费(FOB、C&F、CIF)等。

四、报价及跟进的相关技巧

前面说到了报价单的制作问题，那么还有一个重点是如何“报价”。报价是一件让很多人感到头疼的事，即要留有讨价还价的空间，又不能比客户理想中的价格差太多，高低之间，很难拿捏。而一份报价单往往很可能就是成单的关键，但仅仅有报价单也是不行的，还要有报价的技巧，以及报价的跟进和回复。

1.报价

产品分析：在报价前先将自己的产品与市场上的相同产品和同类竞争产品进行对比分析，找出产品的优势。例如价格、质量、售后等角度，要找出一个对比下能称得上优势的方面，这样才能占据一点主动位置。

客户分析：对方的调查分析，例如国家、类型、角色、职位等。这些都是报价的关键因素，因为不同的客户，不同的市场，不同的渠道，他们的需求和定位都不一样。

首次报价可参考 外贸报价的高级技巧：“实盘”与“虚盘”的实战经验！

2.跟进

为什么要跟进：因为不跟进你前面做的所有努力可能就白费了。给客户发报价单的肯定不止一个，客户忙起来，或者报价单太多很有可能就把你的遗漏掉了。所以及时跟进很重要，并且跟进也表示了你对这次合作的重视。

如何跟进：首先报价单发出去之后的两天内如果客户都没有回复的话，要先发一封询问客户是否收到你的报价，如果收了是否对报价有什么疑问，然后再针对客户的疑问或顾虑进行回复。如果客户还是不回复，我觉得打个电话还是很有必要。如果客户直接拒绝了你，并明确购买已经购买到合适的产品，那就只进行长远的跟进就好了，也就是定期进行问候，但不要太频繁。

3.讨价还价

客户收到报价觉得价格太高怎么办：如果你有按照上面所说到的方法进行报价的话，那这个时候也好办，讲价是很正常的，说明有希望合作。这个时候你要先让客户明确你的价格是否真的高于市场价，高的话高在哪些方面，这些方面对于客户有何意义。如果客户还是接受不了，就可以在某些方面做一些让步，价格方面也可以各退一步。

如果客户的期望价格已经超出你的底线，并且不愿退让的话，那也没必要非拿这单不可。但要让客户明白你有强烈的合作意向，但客户开出的价格已超出了你的底线，这样不影响以后的合作可能性。

4.误区

客户会选价格最低的？其实，很多时候，客户会把最低价第一轮就过滤掉，尤其是一些大客户。就像打分，去掉一个最高分，去掉一个最低分。价格太低，很多客户会觉得不可靠，为什么他一家价格比别人低很多？可能是因为质量不佳，或者材料廉价....

客户询价马上就报价？匆忙报价往往会得到一个不好的结果，所以，客户来要价格，不要马上报过去，而是迅速回邮件，告诉客户，谢谢他的询盘，你们很重视同他的合作，你们的工程部门正在核算成本，你们一定会给他一个最好的价格。为了达到这个目的，能否问他几个问题？了解分析客户需求和痛点，你才能报出最贴合客户内心的产品和价格。

总之，要时刻提醒自己，客户找供应商，不是我们想象的找最高质量的，也不是找最低价格的，而是他认为和他最匹配的。

所以优质的报价是成功拿下订单的第一步，但是报价之后还需要各种方式持续跟进，多方面了解客户情况，同时针对不同客户采用不同的优化方案，才能最终达成订单。希望大家积极做好市场调查分析，做好客户背景分析，无论是营销、报价还是跟进，都应是有针对性，拿捏住客户的需求和痛点。

快速准确的报价

Prompt & Accurate Quotation

不管是对待新客户还是老客户，报价的时效性都很重要。机会难得，一定提要快速报价。

Dear Flora,

Thanks for mailing me back and notifying us of your requested item with details.

Please check the offer sheet in detail with estimated price in attachment. The accurate price will be fixed after sampling. I will keep you posted on this！

Your immediate reply will be appreciated.

Regards,

Jessica

Outline

提纲挈领

1. mail somebody back：回复某人邮件/信函。

2. notify：通知，通告。

3. estimated price：预估的价格。

4. accurate price：准确的价格。

5. immediate reply：快速的回复。

More Expressions

触类旁通

1. Kindly let me know if you need any further assistance.

如果您需要任何进一步协助，请通知我。

2. You can be certain that our price is really competitive.

您可以放心，我们的价格是绝对有竞争力的。

3. Thank you for taking time to send me the inquiry.

感谢您抽出宝贵的时间来向我询价。

4. How does L/C sound?

我们做信用证怎么样？

5. Your prompt reply will be greatly appreciated.

若您能尽快回复，我们会非常感激！

详细专业的报价

Detailed & Professional Quotation

报价的内容，要尽可能详尽，并突出自身的优势，把能给到的信息一次性给全。

Dear Clair,

This is Kerry from ABC Trading Inc. According to your inquiry of grease gun, I was wondering if you could accept our pricing USD5.65/pc.

As per our conversation at HK Fair, the estimate USD5.35/pc was based on the neutral poly bag packaging with a barcode sticker only, not the color box as you mentioned in the previous email.

Please check our offer sheet in detail as attached.

Also enclosed the instruction manual & die-cut of color box for your reference.

Your early reply will be highly appreciated.

Best regards,

Kerry Hu

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提纲挈领

1. grease gun：黄油枪。

2. neutral poly bag packaging：中性塑料袋包装（中性包装，表示包装上没有任何供应商信息或者客户信息，也没有品牌信息）。

3. barcode sticker：条形码不干胶。

4. previous email：上一封邮件。

5. die-cut of color box：彩盒设计稿的刀模图。

More Expressions

触类旁通

1. We could provide you with a better price if the quantity raises to 10,000 pieces.

如果数量达到1 万件，我们可以给您一个更好的价格。

2. Our subsidiary in the UK will handle the business with your company.

我们英国分公司会处理您的订单事宜。

3. The biggest problem for retail price is namely about packaging.

（影响零售价格的）最大问题就是包装。

4. Would you mind sending me some more photos about your inquired item ？

能否给我多发一些您正在找的产品的图片？

5. My customer would enable me to offer the price below 5 dollars.

我客户只会允许我在 5 美元以内报价。

应对客户的砍价

Discussion On Pricing Bargain

针对不同的客户，应该有不同的手法和应对策略。

Dear Clair,

I’m sorry we cannot accept your target price USD5.35 with color box packaging.

As I mentioned in the previous email, it based on the poly bag only. I take it for granted the 30 cents surcharge is reasonable. We could give you 15 cents off as maximum. That means, USD5.50 is our floor price.

Please help to understand our situation and back us.

Thank you！

Kind regards,

Kerry Hu

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提纲挈领

1. take it for granted：坚定地认为……

2. surcharge：额外费用。

3. 15 cents off：减少 15 美分。

4. as maximum：这里表示“这就是最大的让步”。

5. floor price：地板价，用来形容最低的价格、最好的价格。

More Expressions

触类旁通

1. Please help to check with the buyer and give me reply soon.

请跟买手确认（价格），并尽快给我回复。

2. Would you accept EUR3.50/pc as the final price？

您能接受每件3.5 欧元的最终价格吗？

3. We could offer you a special discount of 10% if the quantity reaches one 40 feet full container.

如果订单数量可以达到一个 40 英尺的整柜集装箱，我们可以给您一个10%的特别折扣。

4. I have to re-check the price and see if we could meet your target.

我需要重新核算一下价格，看看能否达到您的目标价。

5. We are desperate to get your price approval to proceed.

我们非常需要您的价格确认，从而（把这个项目）推进下去。

多轮价格谈判

Price Negotiating

价格拉锯中需要谈判双方控制自己的情绪和节奏，用一定的技巧去磨合，去寻找一个能让双方妥协让步的折中点。

Dear Clair,

To be candid with you, we have no margin to reduce the pricing again.

I understand the price is awful important to win the order, but the quality counts for much more. We couldn’t debase our quality level to achieve your aim.

I’m sorry.

Having discussed with top management, we decide to proceed with below suggestions：

1. USD5.50/pc, with color box packaging, based on 10,000 pcs quantity.

2. USD5.20/pc, with neutral poly bag packaging, based on 10,000 pcs quantity.

3. 3% special discount will be provided when the quantity is up to 30,000 pcs.

Please help to consider and advise which option is better for you. We realize that you have to test your local market and retail price.

And we’re pleased to go ahead with a trial order in a small quantity to start our business. Maybe 5,000 to 8,000 pcs is workable for you to make a decision, with no price increase.

Kind regards,

Kerry Hu

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提纲挈领

1. margin：利润。在商务英语中，大多用 margin 来替代 profit。

2. awful important：非常重要，awful 在这里做副词，相当于 very。

3. debase quality level：降低品质。

4. aim：目标。

5. top management：最高管理层。

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触类旁通

1. Price is important, but quality counts for much more.

价格很重要，但品质更重要。

2. It is not workable for us to place such a big order for the first time.

第一张订单我们没有办法把数量提那么高。

3. We could place a trial order to test the market.

我们可以下一个试单来测试市场。

4. Consumers could only pay for USD9.99 per piece as maximum for this item.

这个产品，消费者只会愿意在 9.99 美元单价以下考虑购买。

5. 10% discount will be provided if you double the quantity.

如果您把数量加倍，我们可以给您 10% 的折扣。

最终确定价格

Final Price Confirmation

价格的确认是订单谈判的一个关键，必须得到客户的书面同意，这样才可以避免将来可能发生的纠纷。

Dear Clair,

Very glad to hear that you confirmed the price USD5.20/pc. You are no doubt aware of the neutral poly bag packaging. I’m writing today to send you the PI for running this trial order with 7,500 pcs.

Please help to check the file with unit price, packaging, carton measurement, delivery time, payment term, and so on. If no additional questions, please help to sign back this PI.

As soon as we got your final confirmation, we will do pre-production samples for your evaluation.

Best regards,

Kerry Hu

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提纲挈领

1. You are no doubt aware of ：你无疑知道……

2. PI ：形式发票，是Proforma Invoice 的首字母缩写。

3. payment term ：付款方式。

4. carton measurement ：外箱资料。

5. pre-production samples ：产前样，很多时候也会简写成PP samples。

More Expressions

触类旁通

1. We will arrange the production as long as we receive your email with approval.

只要收到您的确认邮件，我们就会安排生产。

2. Deal ！Please send me the updated offer sheet asap.

成交！请马上把最新的报价单发给我。

3. Your final estimate is 5% higher than your competitors.

你最终的报价还是比同行高了五个点。

4. I could consider doing business with your company if 1,000 pieces workable for the first order.

如果你可以接受第一单1 000 个的数量，我会考虑跟你们公司合作。

5. Good price！But we cannot accept your packaging suggestion. I will inform you of our idea later.

价格不错！但是我们没法接受你们的包装方案。我晚些时候会把我们的想法告诉你。

我觉得其实楼上说的什么软件 emm..并不是太需要。

因为外贸报价单并不是一个技巧性或者变化性很强的东西，客户想要在短短一页纸上面清楚明白的得到他想要的信息，这种反而是越清晰简约越好，内容才是重点，模板基本可以套用，不需要每张单每个产品去做一个不同的模板。

网上也有很多各式各样的模板，特别是福步论坛。做外贸的都可以去看看哈，挺多大神和干货的，我自己也在钻研中。

下面这个是我自己用的模板，希望对你有帮助哈。~

大概就这些 可以根据你自己的产品来变换，版面简洁，如果要做颜色的话尽量用黑色+一个亮色就好, 最后发过去最好是PDF格式的。

——语翼译员 vera

在进行国际贸易经济活动，通常一般是由产品的询价、报价作为贸易的开始。

当客户发送具体产品和数量的询价时，通常我们都需要给到客户一份外贸报价表。

我们都知道，报价表是外贸行业中非常重要的工具。

一份好的出口产品报价主要包括：

• 产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等等内容。
• 比较常用的报价有：TT付款方式、FOB "船上交货"、CNF"成本加运费"、 CIF "成本、保险费加运费"等形式。。
  

它也是客户决定我们是否合作中最重要的一环节。

今天，分享几套本人收藏的外贸报价单模板。

需要的，可后台回复关键词“外贸报价单”获得领取途径。

以下是图片预览：

表格一

表格二

表格三

表格四

表格五

表格六

表格七

这个表格和其它表格不一样，含两份表格，并且内置函数，一些数据可以自动生成

其实，大多数公司都会给外贸业务员提供自己的外贸报价单模板，但每个人对于表格的审美是不一样的。

有的公司报价单模板太专业，但上面信息过于冗杂，密密麻麻一段，给客户第一阅读感受并不友好，如果只是中小型订单的客户，并不建议使用；有的公司则反之，太简约，客户反而觉得信息不完整，不够专业。

所以，一份合格的报价单应当符合专业、简约、明确等至少三点要素。

其实，在日常工作中，也可以准备几套风格的报价单或者自己进行设计，根据客户情况用于自己的工作中。

本期模板目录

失联客户篇

1、5个邮件追踪小工具

2、客户未看邮件如何跟进？

3、客户看了邮件未回复，如何跟进？

4、客户看了邮件，一周未回复的可能原因。

样品篇

1、样品确认模板

2、请客户支付样品费的小技巧

3、样品派送模板

4、测样跟进模板

失联客户篇

01

邮件追踪小工具

1、 was my email read

http://www.wasmyemailread.com/

可追踪到邮件是否已读，对方阅读时的地理位置，并且得知邮件被读几次。

2、 who read me

http://whoreadme.com/

可追踪到邮件是否已读，且邮件的附件被下载时，会收到通知。

3、 阅否

http://www.ifread.com/

当客户收到邮件，你会收到已阅回执。不过有时，并不是特别准，有时对方已读，却没收到回执。

4、 https://www.readnotify.com/

注:此类小工具一般会有时效性,超出时间则不可用。

5、 http://www.getnotify.com/

这些追踪服务，都是应用一个原理：

利用一张追踪图片，这张图片可以是看不见的透明图片、你公司的LOGO或你邮件签名图片等等。当你把追踪图片插入到要发送的邮件内容中，收件人一打开你的邮件，邮件里的图片就会发送一个请求到它们服务器，进而给你发送通知。

02

客户未看邮件如何跟进

回盘、现报价、样品、PI等发过去一个多星期了，客户那边一点动静也没有,也没有看到客户有任何阅读回执或查看过邮件的记录，这时候我们可以发以下邮件过去提醒客户查看邮件。

1.

From:

Send time:Saturday,October 31,3015 09 53 AM

To:

Subject:

2.

Hi Mike,

Could I remind you to check my email dated 3.1st of Oct?

Waiting for your reply soon.

3.

Hi Mike,

It's been a time no any news hear from you.How are you recently?

I have sent you a quotation dated 31st of Oct,have you got i?

If so, what's your idea abt it?

If not.could you take few mins to review it as follows?

Your earlier reply will be highly appreciated

客户电话说好的会回复邮件，可是3-4天后还是没有任何消息，可以写封迂回的邮件去催促客户的反馈：

Hi Mike,

I'm sorry to disturb you again.

However,disturbed is not my purpose.As you know every company has his or her rules for every sales,and we should feedback the valuable customer's feedback on weekly meeting.So that we could help them better.

My friend,dear Mike,any of your idea abt our silicone now?Or you have any other worries hope you can be frankly let us know?

Waiting for your reply soon.

03

客户看了邮件未回复，如何跟进

有时候客户看了邮件隔了1个星期还没有回复,可能原因:

A.出差、假期

B.对你产品不感兴趣

C.邮件没有特别的亮点吸引客户

D.不想更换供应商

E.报价太高

F.付款方式不是想要的

G.交期

H.需求

I.其它:个人或亲人病重等

第一种:直接询问式

Hi Mike,

Tks for reading my email just now.

May I know what's your idea abt it?

Your earlier reply will be highly appreciated.

第二种: 从商业角度，让客户坦白顾虑

Hi Mike,

Tks for reading my email.I think you must too busy to reply me or do you still have something into consideration.

It so,could you frankly let me know army of you worries?Such as price,quality,payment terms,demand or others?

So that we could know how ho help&support you.

We are very sincerely to cooperation,no matter your answer is positive or negative.We highly appreciate it,just hope you can open your heart.

Waiting for your reply soon.

第三种: 从朋友角度，让客户坦白顾虑

Hi Mike,

Long time no hear from you, I appreciate for your kindly to check my email again.

I think you should be not convenient to reply my email at moment or do you still have some worries abt our products? Such as price, quality, payment, demand or others.

If so, hope you can be frankly informed me so that we could know how to help &support you. Dear Mike, I really appreciate for the god to let me know you, Business may past, but we still a

good friend, yeah? And I think you will also not refuse a friend to help you by her sincerely heart, right?

Your earlier reply will be highly appreciated.

Sincerely

第四种: 直接罗列解决方案让客户说出自己的顾虑

Dear Thomas,

Tks a lot for kindly to check my email.I think you must too busy to reply me or do you still have something into consideration?

1.If the MOQ problem

-We can support you 100kgs as the first cooperation to try the market

2.If the shipping cost of the sample

-A.You can just transfer us some deposit, we'll return it to you when you confirm the order.

http://-B.In order to show our sincerity, we can bear half of it and you afford the balance, how's your idea?

3.If the price

You can test our sample at first, after getting the good feedback, shall we discuss price again basic on it’s real values?

4.If the payment terms

We can support you 50% T/T in advance, balance against the B/ L at sight.

Also L/C will be also acceptable.

Or do you still have any other worries, pls be frankly let me know so that we could know how to help you.

案例:

在去年12月份在google上找了一个UAE的大客户，主动开发客户很有意向测样，2月份中旬跟客户确认各方面需求终于把样品发出去，从3月份到6月份进行过样品的各种测试,样品测试非常OK。

原本客户是非常有意向谈合作的，但是鉴于价格问题谈了一段时间双方都做出了让步之后，虽然没达到客户目标价，客户也没有再说价格问题，后面就是他们展会高峰时间，要全球各地的去参展，说等展会回来之后8月份再确认订单。

没想到回来之后他老婆大病一场，我们也不好怎么特别跟进订单的事情，基本上都是Whatsapp上问候客户妻子，后面10月份的时候，我有做一些近期其它市场客户反馈和市场信息的分享信息给到客户，客户在10月底终于查看邮件，但还是没有任何反馈。

后面在whatsapp上得知客户已经回办公室上班，妻子大病已经好很多。也再次查看了一些我们沟通过的邮件，本以为客户要回来谈合作，没想到半个多月过去了还是没任何反馈，后面我就写了这份邮件，客户也很真诚的说出了他目前的一些顾虑和市场上遇到的困难，也让我们找到此次合作的突破口，最终把大订单敲定下来。

Good Morning, Dear Max，

I really appreciate for your such kindly to read my email,and I think you should be quite busy recently.On one hand,you should take care of your wife,on the other hand, you have a lot business to do as a big company's boss. So, my dearest friend, pls don't forget to take care more of your health as well. it's the most important :)

Honestly, as a sales, I want to do business with you since you are really a nice teacher for. I'm keen to learn from you abt business. As my company, we also hope find such strong&professional distributor like you in UAE.

So, Dear Max, no matter what reasons, we are always open the heart to you, hope you did as well.

If you should take all the time for your wife and not available to discuss the business at the moment, pls just advise a comfortable time, will not disturb you during this time anymore.

If price is still a problem to prevent us go head, hope you can sincerely inform us a reasonable price, then we can discuss it again.

If marketing idea problem, hope you can also share your nice business eyes&idea for the market, then I will feedback your comments for our board of direct, or we can visit you for face to face communication if needed

If others……,any problems, your opened heart &feedback will be highly appreciated.

样品篇

1 样品详情确认

产品需求确认

Dear Kevin,

In order to send you the best suitable sample for RTV-123,may I confirm some information with you as follow:

1.Working Temperature?

2.Working Humidity?

3.Mixing Ration of Catalyst?

4.Color of catalyst?

As soon as confirm information,sample will be prepared for you immediately.

送样时间,地址信息确认

Dear Kevin,

Sample have arranged in our R&D department, and it will finished within 3days.

(告知样品目前最新状况)

Here in order to send you this sample safety &correctly. May I confirm some information with you as follows:

Company:?

Address:?

Contact: Mr Kevin?

Te:?

Mob:?

Post Code:?

Once the sample is ok, I will send you without delay.

Cheers

Warm Tips:

国外客户一般不喜欢透露私人电话, 我们可以在送样地址信息确认的时候，迂回的问客 户手机号码，这样方便后续加客 whatsapp 或有紧急事件的时候可以直接打电话给客户本人。

2 请客户支付样品费的小技巧

01

客户找你

Dear Kevin,

Sample is no problem, I can apply 2Kg RTV-123 as your requirements. As my company ’ s rules, Sample is in free of charge. Shipping cost will be afford by yourself.

As just checked UPS,it's 100$,or do you have your own account?

Pls advise it, tks in advance!

02

你找客户

Dear Kevin,

Sample is no problem,…同上

As just checked UPS, it's $100, here in order to show our sincerity, I will try my best to apply if my company can share it by half and half, (or go 50 and 50 口语化表达)that mean you only need to afforded $50 as the long time business investment, will be that acceptable for you?

Ps: we support small amount by Paypal&Western Union.

Waiting for your reply soon.

03

价值说服法:

Hello Dear Kevin,

Personally, I really want to support you. However, every company has his or her rules, we can't break it as only one customer.

What's the price you buy the silicone from local market?

If it's higher $5/kg or above than us, and you can import 5tons/year, then5*5000=$25,000

That means today you just need to pay 50$ which can help you save more than 25,000$ every year at least it's really worth to invest it. Pls kindly to re-consider it again.

Waiting for your comments soon.

04

运费返回测试合作诚意:

Hello Dear Kevin,

Personally, I really want to support you. However, affording half of the shipping cost is the best efforts we can do for you.

Giving others opportunity is the same for yourself. And we are regret that we can't go head as just the small amount $50,so,I have another proposal for you?

We'll return the rest shipping cost for you if your testing feedback is not good if I can apply successfully to my company. What's your idea?

3 样品派送详情

01

样品派送前详情确认:

Hi Kevin,

Your sample is ready.

Attached is the sample details of its packing picture, sample tag, invoice for custom clearance, delivery note, video, pls check &confirm it.

If that is ok, sample will be sent to you within 1-2 days.

Waiting for your confirmation ASAP.

02

样品派送后通知:

Hi Kevin,

Tks for confirmation.

Your sample has sent out this afternoon by UPS. The tracking No. is XXXXXXXXXX. You can go http://www.ups.com to follow it.Normally it can be arrived to you within 3 days.

Once you get it, pls let me know, tks in advance.

03

样品派送后送达通知:

Dear Kevin,

Just checked the UPS, it have received by Jim dated 12th of Oct of 2015.

May I know have you got it?

If so, does it all in good conditions?

Should you any questions welcome to anytime.

Hi Kevin,

Glad to hear you have got the sample in good conditions.

Here are some warm tips for you---

Pls keep all the sample attachments like sample tag, video, COA etc.

So that you it's easy&convenient for you to check the sample details.

Since addition cured silicone is a very sensitive material, pls test it with condensation silicone separately.

BTW, when will you test the samples?

(迂回的主动问客户具体测样时间便于下次样品测样情况的跟进)

Any help welcome to me anytime

4 测样跟进小技巧

样品收到后一般的询问跟进

Hello Dear Kevin,

How are you recently?

It's more than 2 weeks past since you have got the samples.

Do you have any comments for the feedback? Or do you need any technical support from us? pls don't hesitate to let me know anytime.

Hope to hear from you soon.

————————————————————

Hello Dear Kevin,

How are you recently?

It's more than 2 weeks past since you have got the samples. Do you have any comments for the testing?

We really hope you to get your feedback this month so that we can prepare the raw material for you in advance in avoid any delay for our busy season.

(迂回的跟进测试结果)

跟进样品进展邮件一

Dear Kevin,

Beautiful day!

I am so happy to share you a good news about one of our valuable customers who like you making artificial stone casting. He is quite happy with our silicone and give us some positive comments. Please check it as follows:

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

如果不是同一个国家的可以直接附上客户的原文邮件

My friend, dear Scott, attached is the table of our customer visit & sample trace. If you have any good suggestion for our products, please don’t hesitate to let us know.

Best regards,

Spark

Warm tips: 虽然自己很想要拿到客户的测试进展， 但不能表现的急于求成， 可以用这种给客户分享其他客户反馈和附上客户回访表，让客户提好的建议给客户一种只是follow 不是push的， 很舒服乐于接受的感觉。

跟进样品进展邮件二

Dear Kevin,

New week again, wish you have a good start.

Glad to tell you that we just researched a new kind catalyst, below is the advantage—

1.

2.

3.

If you have any customers in this requirement, we can send you some samples in your future orders.

Best regards,

Spark

Warm tips: 分享新产品信息， 和客户保持适当的联系，同时也可以盘推测敲的知道目前客户样品的情况

以上是本期开发信模板整理，还是那句话：

成功的单子可能千篇一律，但客户的需求总是各有不同。对于外贸新手来说，应该掌握的是【整合】以及【灵活】。
什么意思？
就是在每些模板上，即根据自己的行业、公司、产品情况以及自身的经验判断进行调整和完善，做出一套适用于自己的邮件模板，这样能让自己在以后每一次与客户进行邮件沟通的时候都能够高效省时，最大程度上提升客户开发跟进工作的整体效率和效果。

更多外贸干货知识，请关注微信公众号：外贸原力

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在同一行业里，有些产品报价相差不大，有的人能继续得到客户的回复，继而拿到了订单。而有的人从将报价单发给客户的那一刻起，就注定了客户不会再给你回复。即使你的价格更低，也依然会与订单失之交臂。

也许你觉得自己的报价单还不错，但是客户真的这样想吗？我们先看一看，国外客户对报价单提出的六点喜好和要求。

客户希望收到一份什么样的报价单？

“As a sourcing agent and buyer I can tell you what a good quotation is for me: it includes all relevant information! My job is to find a reliable supplier at a reasonable price in the shortest time possible.

作为采购代理和买家，对我来说，一份好的报价就是包含所有相关信息！一份好的报价可以使我在最短的时间内，在合理的价格范围内找到一个可靠的供应商。

“It is very possible that I will choose a supplier whose price is a few percent higher but the quotation is complete. That means, it includes: FOB price (!!!) with seaport marked! (I often get FOB quotes without location. Obviously for me in Europe a FOB Shanghai price is higher than a FOB Xiamen price, since shipping rates are different).

我倾向于会选择这样一个供应商：他的价格比同行高出几个百分点，但报价单的内容很完整，包括：离岸价(重中之重)、装运港(我经常性收到没有装运地的FOB报价单。对于欧洲买家来说，FOB上海的价格远高于FOB厦门的价格，因为海运费用是不同的)。

“Delivery time (so far no Chinese supplier was able to keep the promised delivery time for my projects - 90% delay, 10% early)

保证到货时间（到目前为止，没有一家中国供应商能够准时到货：90% 的订单延迟，10% 提前）。

“Package unit (carton details)!!! Carton weight, size, volume, content, material. It is very important!!! Usually this point is simply left out by suppliers. But I and most full-time buyers have just simply no time to beg for any details separately!!! If a quotation misses this, I simply delete it. I have no time to ask for these points, but I can only calculate my shipping cost with this info!

包装信息(纸箱详细资料)，包括纸箱重量，尺寸，体积/容量，填充物、材质。这非常重要！通常供应商会遗漏这一点。其他买家跟我一样，都没有时间一一去确认这些细节问题！如果报价单中没有提及这些细节问题，我几乎都是直接删掉的，因为我根本没有那么多时间单独再向供应商核实这些细节。我需要根据这些信息来计算我的海运成本，你不提供，我也不要，我只看那些提供装箱数据的报价单。

“Payment conditions must be exactly discussed.

付款条件必须是经过讨论达成一致的。

“I hope suppliers will consider these points in the future. If you include all relevant information, you can really help your partner in his/her decision. And for the supplier, it is a job done once, you needn’t work out each detail separately.

我希望供应商将来会考虑这些问题。如果你的报价单包含了所有的相关信息，那么你才能真正帮助你的合作伙伴做出决定。而对于供应商来说，如果你真正做完了一份完整的报价单，你就不需要再单独提供细节了，因为报价单里早已包含了买家想知道的所有细节。

总之，你制作的报价单是否专业，是否用心，客户可以直观感受的到。也许你的客户就会从你的报价单考量，去判断出这个外贸业务员是否可靠，是否值得信任。其实整个客户开发跟进的过程，就是点点滴滴汇聚起来，让客户了解你，信任你，选择你。

尤其是当客户要选择新的供应商时，报价单是很重要的筛选节点。我们根据多位国外客户的对话沟通总结，什么样的报价单会让他觉得靠谱呢？

报价单里应该包含哪些内容？

一份精致的报价单里应该有以下这些内容，同时根据自己所处行业和产品的着重点来修改报价单的细节部分。有了主体框架之后，再针对不同客户进行优化润色。

报价单的头部（Head）

❖ 买家基本资料：

工厂标志（Factory Logo）、公司名称（Company）、详细地址（Detailed Address）、邮政编码（Post Code）、联系人名（Contact）、职位名称（Job title）、电话号码（Telephone No.）、传真号码（Fax No.）、手机号码（Mobile No.）、邮箱地址（E-mail Address）、聊天方式（Messenger Online）、公司网址（Website Address）。

❖ 报价单的抬头：

报价单标题（Quotation/Quotation Form/Price List）、参考编号（ReferenceNo.）、报价日期（Date）、有效日期（Valid date）。

产品基本资料（Product’s Basic information）

序号（No.）、货号（Item No.）、型号（Type）、产品名称（Product’sName）、产品图片（Photo） 、产品描述（Description）、原材料（Materials）、规格（Specification）、尺寸（Size）、长度（Length）、宽度（Width）、高度（Height）、厚度（Thickness）、管径（Tube’s Diameter）、口径（Caliber）、形状（Shape）、外观颜色（Colors）、光源类型（Type of Lamp-house）、光源数量（Nos. of lamp-house）、光源颜色（Colors of lamp-house）。

产品技术参数（Product’s Technical Parameters）

❖ 电力类产品技术参数：电流、电压、电阻、电弧、功率、频率、负载等。

❖ 光源、光学类产品技术参数：光源类型、光源功率、中心光强、色度、光通量、光中心高度、发光颜色、流明维护系数、有效光照范围、发光效率、光源色粉、波长、色轮型号、照明面积、日照时间、阴雨天数等。

❖ 机械、力学类产品技术参数：结构、封装形式、结构高度、连接结构标记、分断能力、安装形式、可插拔次数、耐压特性、耐压强度、插拔力、零插拔力、拉伸强度、抗张强度等。

❖ 热学类产品技术参数：色温、最低启动温度、耐温性、环境温度、耐热温度、环境湿度。

❖ 加工工艺、防护性能类产品技术参数：表面处理、导电体材质、屏蔽壳材质、基材、胶系、阻燃性、防护等级、防火等级、防潮等级、防水等级等。

❖ 配件类产品技术参数：灯头、灯座、保险丝、镇流器、变压器、灯罩、玻壳、灯管、支架、外壳、壳体、灯盘、灯杆、套管等。

❖ 产品使用寿命：平均使用寿命、机械寿命、电寿命等。

❖ 用途及使用范围：适用范围、车灯适用车型、主要用途等。

价格条款（Price Terms）

贸易方式（EXW，FOB，CFR，CIF）、装运港、目的港（Loading Port，Destination Port）、货币种类、中银汇率（Currency， Exchange Rate）、单位价格、货币单位（Unit Price/PCS，Unit） 、离岸价、成本加运费、成本加运费保险费、工厂交货价。

几种贸易方式间的差别：

❖ 工厂交货价（EXW=Ex Works）：

交货地点（出口国工厂或仓库）、运输（买方负责）、保险（买方负责）、出口手续（买方负责）、进口手续（买方负责）、风险转移（交货地）、所有权转移（随买卖转移）。

❖ 离岸价（FOB=Free on Borad）：

交货地点（装运港）、运输（买方负责）、保险（买方负责）、出口手续（卖方负责）、进口手续（买方负责）、风险转移（装运港船舷）、所有权转移（随交单转移）。

❖ 到岸价（成本+运费+保险费，CIF=Cost+Insurance+Freight）：

交货地点（装运港）、运输（卖方负责）、保险（卖方负责）、出口手续（卖方负责）、进口手续（卖方负责）、风险转移（装运港船舷）、所有权转移（随交单转移） 。

❖ 成本加运费（CFR=Cost+Freight）：

交货地点（装运港）、运输（卖方负责）、保险（买方负责）、出口手续（卖方负责）、进口手续（买方负责）、风险转移（装运港船舷）、所有权转移（随交单转移）。

数量条款（Quantity Terms）

按整柜（20’，40’，40HC，45HC）提供报价、按最小定单量（MOQ，Minimum Order Quantity）提供报价、按库存量（QTY. inStock）报价、20英尺货柜，40英尺货柜，40英尺高柜，45英尺高柜、最小订单量、库存数量、短溢缺条款备品数量。

各类货柜的内容积、配货毛重、体积对比

支付条款（Payment Terms）

即期信用证，远期信用证、可撤销信用证，不可撤销信用证、跟单信用证，光票信用证、可转让信用证，不可转让信用证、电汇、余额，总金额，定金。

质量条款（Quality Terms）

检验检疫局：法定检验、商品鉴定、质量认证认可、出口质量许可、出入境检验检疫标志、普惠制原产地证FORM A，一般原产地证C/O。

国家质检总局：主管质量监督的最高行政执法机关；主管检验检疫工作的最高行政执法机关。

检验内容：包装检验，品质检验，卫生检验，安全性能检验。

检验分类：内地检验，口岸检验；预先检验，出口检验。

产品质量认证：中国（CCC，CB，CQC）、欧盟（CE，LVD，EMC）、德国（GS，VDE，TUV）、美国（UL，ETL）、意大利（IMQ，IG）、北欧四国（N-NEMKO，D-DEMKO，F-FIMKO，S-SEMKO，S-N-FI-D）、比利时（CEBEC）、法国（NF）、荷兰（KEMA-KEUROVEBSISGS，S-BBJINMETRO/UC）、阿根廷（SMARKPSBGOST-GOSSTANDARDSAAC-TICKIndi.SIISASO）、日本：NKKK，PSEKT，KTL，EK MARK。

装运条款（Shipment Terms）

港口名重名（注明所在国家或地区）、无法确定港口（由买家选择港口）、装运日期、装运期限、装运时间、起运港、目的港、装运港/装货港、卸货港、转运港、分批装运、转船、航空、航海、散货、整装柜。

交货期条款（Delivery Time Terms）

订单被确定、模具费用、准备模具、生产前确定样品、开始投产、预付定金、支付余款。

交货期：在收到预付款后30天之内交货、在订单确认后30天之内交货、在生产前样品确定后30天之内交货。

品牌条款（Brand’s Terms）

贴牌加工，使用客户自己的品牌或由其指定的其他品牌、使用工厂自己的品牌。

原产地条款（Origin Terms）

普通原产地证，普惠制原产地证、原产地，中国制造。

报价单附注的其他资料（Others）

工商营业执照、被批准开业证件副本、国税局税务登记证、企业法人代码证书、质量检验报告、质量鉴定报告、产品质量认证、质量管理体系认证、荣誉证书、奖励证书、出口许可证、工厂规模、员工人数、工程技术人员人数、工厂面积、主营产品及月加工能力、新品推介，生产设备实力、品牌知名度。

提升报价单质量的几个细节

1.报价单的格式至少要两种

提供至少两种格式的报价单，第一种为Word文档，这是供客户修改使用的。但是由于Word文档版本的差别，可能打不开，所以还需提供一个PDF版本。PDF版本比较正规，是标准的文书。最好再提供一个图片版，万一客户既打不开Word，又没有PDF浏览器，就要寄希望于这张图片了。无论提供的什么文件格式，发之前必须预览，保证客户拿到手可以直接打印使用。

在邮件最后部分写上：详细报价资料请参见附件中的文件，我提供了三种格式，Word，PDF，JPRG，可根据您的电脑软件情况选择最合适的格式，并且我已经排好版，您可以直接下载打印使用。

点评：多为客户着想，多在细节为客户考虑问题，客户看到你的细节越多就会越放心。

2.在报价单加入公司信息

在邮件正文里放上一些关键内容，例如总报价，公司的优势等等。这些都是引子，让客户有兴趣打开报价单。在报价单开头写上：TO某客户，报价单制作时间和有效期。

报价单的命名一定是公司名称加产品名称，保证客户到时候能够知道这份报价单是什么产品的报价单，来自于哪个公司。

点评：在报价单加入自己的公司的标志，名称，电话，传真，邮箱，以及公司的一些理念，口号，这是用来提升形象的一种方法。

3.产品摆放的建议

很多公司有集装箱摆放软件，如果有，可以在最后一部分演示一下客户需要的产品如何摆放，总计需要几个集装箱，这样会显得更专业。

点评：为客户考虑到最后一步，会让你的交易进行得更顺利。作为买家，能直接在报价体现的东西，沟通成本就降低很多，合作更顺畅。

4.纸箱资料要详细

包装单位(纸箱详细资料)，纸箱重量、尺寸、体积、含量、材料。这是非常重要的，但通常这一点会被供应商轻易地忽略。如果报价遗漏了这些，那么国外买家可能会立刻删除它，因为他们没有时间去询问这些细节。

点评：在包装上也要做足功课，要给到客户所有的细节，因为客户不可能每次都来问你这些细节，他们会认为你不够专业，要最大限度减少沟通成本。

5.收款方式要讨论好

payment conditions must be exactly discussed. 必须准确地讨论付款条件。

点评：所有一切都没问题之后，来到最后一步，不能功亏一篑，要跟客户沟通讨论好如何收付款，要考虑到国外的支付习惯。

6.越详细越好，注意细节

制作报价单，一定要将每一部分的价格标注清楚，包括每一部分的型号，大体参数尺寸，品牌，质保年限等等。当然还是要出现报价的关键因素，付款方式等。

告诉客户，你的产品为什么值这个钱。例如客户要了十个设备，上面对于每个设备都简略的用表格报了价，这个部分就需要放出每个设备详细信息：图片，认证，具体的参数，优势，设备的包装类型，包装图片，配套的配件数量，等等(如果是成套设备请把配件表标注出来)。

点评：他们真的在乎每个细节，而且认为这些细节都是必须具备的，你的报价越详细越容易被采纳。如果有太多内容是需要等到客户再次询问的，那么你的报价就是一次失败的报价。

注意事项：费用要考虑汇率，运费(FOB、C&F、CIF)等。

报价及跟进的相关技巧

前面说到了报价单的制作问题，那么还有一个重点是如何“报价”。报价是一件让很多人感到头疼的事，即要留有讨价还价的空间，又不能比客户理想中的价格差太多，高低之间，很难拿捏。而一份报价单往往很可能就是成单的关键，但仅仅有报价单也是不行的，还要有报价的技巧，以及报价的跟进和回复。

1.报价

产品分析：在报价前先将自己的产品与市场上的相同产品和同类竞争产品进行对比分析，找出产品的优势。例如价格、质量、售后等角度，要找出一个对比下能称得上优势的方面，这样才能占据一点主动位置。

客户分析：对方的调查分析，例如国家、类型、角色、职位等。这些都是报价的关键因素，因为不同的客户，不同的市场，不同的渠道，他们的需求和定位都不一样。

2.跟进

为什么要跟进：因为不跟进你前面做的所有努力可能就白费了。给客户发报价单的肯定不止一个，客户忙起来，或者报价单太多很有可能就把你的遗漏掉了。所以及时跟进很重要，并且跟进也表示了你对这次合作的重视。

如何跟进：首先报价单发出去之后的两天内如果客户都没有回复的话，要先发一封询问客户是否收到你的报价，如果收了是否对报价有什么疑问，然后再针对客户的疑问或顾虑进行回复。如果客户还是不回复，我觉得打个电话还是很有必要。如果客户直接拒绝了你，并明确购买已经购买到合适的产品，那就只进行长远的跟进就好了，也就是定期进行问候，但不要太频繁。

3.讨价还价

客户收到报价觉得价格太高怎么办：如果你有按照上面所说到的方法进行报价的话，那这个时候也好办，讲价是很正常的，说明有希望合作。这个时候你要先让客户明确你的价格是否真的高于市场价，高的话高在哪些方面，这些方面对于客户有何意义。如果客户还是接受不了，就可以在某些方面做一些让步，价格方面也可以各退一步。

如果客户的期望价格已经超出你的底线，并且不愿退让的话，那也没必要非拿这单不可。但要让客户明白你有强烈的合作意向，但客户开出的价格已超出了你的底线，这样不影响以后的合作可能性。

4.误区

客户会选价格最低的？其实，很多时候，客户会把最低价第一轮就过滤掉，尤其是一些大客户。就像打分，去掉一个最高分，去掉一个最低分。价格太低，很多客户会觉得不可靠，为什么他一家价格比别人低很多？可能是因为质量不佳，或者材料廉价....

客户询价马上就报价？匆忙报价往往会得到一个不好的结果，所以，客户来要价格，不要马上报过去，而是迅速回邮件，告诉客户，谢谢他的询盘，你们很重视同他的合作，你们的工程部门正在核算成本，你们一定会给他一个最好的价格。为了达到这个目的，能否问他几个问题？了解分析客户需求和痛点，你才能报出最贴合客户内心的产品和价格。

总之，要时刻提醒自己，客户找供应商，不是我们想象的找最高质量的，也不是找最低价格的，而是他认为和他最匹配的。

所以优质的报价是成功拿下订单的第一步，但是报价之后还需要各种方式持续跟进，多方面了解客户情况，同时针对不同客户采用不同的优化方案，才能最终达成订单。希望大家积极做好市场调查分析，做好客户背景分析，无论是营销、报价还是跟进，都应是有针对性，拿捏住客户的需求和痛点。

外贸行业中有一个版块，专门是外贸单据，就外贸业务端的重要单据包括：

• 报价单：向客户提供产品或服务的价格和条款，作为商业谈判的基础。
• 订单：客户提交的订购产品或服务的文件，确认客户需求和订单细节。
• 合同：双方达成的正式协议，约定商品或服务的条款、价格、数量、交货时间、付款条件等。
• 发票：向客户提供的商品或服务的账单，包括价格、数量、金额等信息。
• 装箱单：包括货物名称、数量、毛重、净重、体积、装运日期等信息，用于海关和物流方面的处理。
• 提单：货物运输中的重要文件，包括货物名称、数量、起运港和目的港等信息，用于证明货物所有权和货运合同履行。
• 保险单：用于证明货物的保险信息和保险金额等。
• 检验证书：用于证明货物质量和规格符合要求的文件，通常由第三方检验机构提供。

以上是外贸行业中涉及的重要单据，每一种单据都有其独特的作用和价值，对于外贸业务的开展和成功至关重要。

报价单是首要的需要外贸人先会的，那么一份报价单需要包含哪些信息呢？

• 报价单编号：用于识别和跟踪报价单。
• 报价日期：报价单的日期。
• 客户信息：客户名称、地址、联系人和联系方式。
• 报价人员信息：报价人员的姓名、联系方式、公司名称等。
• 产品或服务名称：清晰、准确的产品或服务名称，图片等信息。
• 最小起订量：最小的下单数量。
• 规格和数量：产品或服务的规格和数量。
• 单价：每个产品或服务的单价，注意价格单位以及汇率。
• 价格条款：价格术语，双方权益和风险的分配。
• 总价：每个产品或服务的总价。
• 运输费用：如果需要，报价单应包括运输费用。
• 支付条款：包括支付方式和支付截止日期。
• 有效期：报价单的有效期限。
• 其他：包括其他重要信息，例如保修、退货政策等其他信息。

以上是一份完整报价单需要包括的基本信息，具体情况还需要根据实际需求进行调整。

制作报价单，完整性是最基本的要求。那我们如何在芸芸众生的报价单中脱颖而出呢？

那就需要从我跟一个遥远的美国客户的聊天说起了……

我的这个美国客户是自己的品牌，也给沃尔玛供货，我们第一次合作他就来中国来看生产，我们在吃饭的时候，我就问他：你每天收到那么多的推荐信（开发信）和报价单，你是如何来筛选从这么多的供应商中筛选出来愿意回复他，并且进一步去沟通的？

他说：确实，他邮箱经常收到来自中国，印度，巴基斯坦的供应商邮件，一般他会打开去看，第一看签名是不是正规的公司，有没有写公司名，地址，电话。因为从这就能看出是不是正规的公司，是不是专业的团队。第二会去看网站，看看网站上的信息。第三会去打开报价单，是PDF就打开，是excel什么的格式的就不打开直接删掉了。报价单他会看是不是很清晰明了，很多一打开就是一大推图片什么的，就删掉了。在他眼里，报价单代表公司的专业性，是公司的形象。如果报价单都做的不是让人看着很舒服，那真的无法看下去，也意味着他们对这个市场的客户的审美并没有多少重视，也就是说没有站到客户角度考虑问题！Duang~当时听了确实是有点感觉小题大做，所以我立马就说，你不会是因为我的报价单比较好看就选择与我们合作吧？他说，你的报价单比其他人的好一点，但是跟西方人的做的报价单来对比，还差很多，随后他用手机给我看了一些他家装修时装修公司给他发的报价单，当时确实感觉自己的报价单拿不出手。

这是客户给我看的那个报价单，大概是这样效果

从客户那里我得到一个非常非常重要的信息，可能在我们看来很不起眼的格式或者设计，但对于我们供应商来说，可能就是胜出的那个浅浅的因素。因为客户要比价格，肯定有比我们更低的，客户要比报价单完整性，基本上都能做到，但是唯独，如何能否符合西方人的审美和习惯，我们需要做一些努力！所以，我开始去搜索收集这种模板，快速用到自己的业务中。当然因为这个知识点，确实让我在服务客户的时候，经常收到客户表扬，觉得你做的很棒，你很专业！

所以，让我来告诉你一份符合西方人审美的专业外贸报价单的价值和意义是什么？

• 提升企业形象：一份专业、美观、清晰的报价单可以提升企业形象，为企业赢得更多客户信任和好评。
• 降低交流障碍：符合西方人审美的报价单，可以降低跨文化交流的障碍，提高交流效率。
• 增强客户信心：一份清晰、准确、规范的报价单可以增强客户对产品或服务的信心，使客户更有信心与企业进行合作。
• 帮助客户做出决策：报价单的美观程度和信息清晰度，可以帮助客户更快速地了解产品或服务，做出决策。
• 有效减少纠纷：一份准确、规范的报价单可以帮助企业和客户达成一致，有效减少因为误解而导致的纠纷和争议。
• 提高业务效率：一份清晰、简洁的报价单可以提高企业业务处理效率，减少因为信息混乱而产生的错误和漏洞。

总结，一份符合西方人审美的专业外贸报价单不仅可以提升企业形象和客户信心，还能够提高交流效率、降低交流障碍，帮助客户做出决策，减少纠纷，提高业务效率，从而促进企业的发展和壮大。

那么接下来，宝藏来了……

如何制作一份完整又符合西方人审美的外贸报价单呢？

1. 请大家忽略国内的这些报价单生成器或者报价单软件什么的，我都试过了，真的不行，只能说粗糙！有的还很多收费！大家不要去走冤枉道了哈~当然，如果你标准很低，那就用国内的吧！
2. 国外有很多的在线报价单生成器，更符合国外的一个阅读和审美习惯。收藏点赞好评~

• SKYNOVA.com 很简单的生成器，没有过多的修饰。一个字，就是简单，可以用谷歌账号直接注册登录，然后输入信息后，直接下载，效率杠杠的~ 免费的哦~

• Jotform.com 有很多范本，点击进去就可以填写信息，除了类型还可以根据行业来找模板，非常整洁简约，找了商业报价单模板，点击进去，真的非常方便我们去编辑，类似模块搭积木一样，而且可以预览和下载生成PDF格式，完美！免费的哦~

• invoicesimple.com 在线生成器，可以免费试用，收费是2.9美金/月。不过可以直接通过email按键实现一键发送发票/报价单过去。

还有一条捷径，就是打包好的现成专业外贸报价单合集，请移步自取就是了！

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美国买家的报价单上往往需要加上Duty费用

Loading fee-卸货费用

还有一个ELC，详细如下：

如果报价的时候不仅提供FOB价格，同时有ELC 和 MSSP

多维度的报价会帮助买手降低决策成本，减少时间成本等。

报价单实际上就是供应商给客户的报价清单，是客户了解产品信息的重要途径。一个好的报价单，会更有可能在众多报价单中脱颖而出，那么被选中成交的可能性也会更大。即便没有被选中，后续归档，也有可能被再次选中。

一般来说，客户提出要报价单，那代表着对方确实对你的产品是有一定兴趣的，但也仍有竞争对手，因此卖家制作报价单，必须要认真对待。当然如果对方一上来就要报价单，卖家也需要先判断一下询盘的真假。

外贸报价单样式

对比式报价单：对比报价单内容一般包括自己与同行的报价对比，以及本公司内，不同产品、相同产品不同时期的价格对比。对比式报价要求较高，毕竟获悉同行报价这件事，本身就不容易。

图片式报价单：图片式报价单是最为常用的，也是最适合新手使用的。即将所有的重要内容都放在一起，产品图片、价格、型号等对应列出，图片报价单看起来清晰、明了，更易于阅读。

分析式报价单：分析式报价单中不仅包含产品信息，同时还包括对市场的一些分析。通过专业信息来说服客户，要求较高，比较适合经验老道的卖家使用。

制作注意事项

首先是卖家在制作报价单前，必须要了解客户属性，弄清楚客户的报价需求。千万不可以为了追求时效，而开始盲目制作报价单，符合客户心意的报价单，才会是最好的报价单。

其次报价单的命名，需要加上公司名称和产品名称，通过报价单名称，客户就能直接知道报价单的内容以及来源。这样在客户下载后，才不会被淹没在众多报价单中。

邮件的正文部分，要注意将总报价、产品优势、以及产品卖点等重要信息都标注出来。如果仍然空间，卖家也可以考虑加入一部分公司简介信息，包括获得的认证、技术专利等，让会客户更有兴趣打开报价单。

最后报价单需要准备两种格式的文件，一个是Word文档，方便客户对报价单做出修改，另一个则是PDF标准版。发送报价单之前，卖家必须要先预览一遍，避免出现问题。

报价单的制作还有很多细节上的东西，比如说报价单的开头要表明报价单的制作时间和有效期，报价单上的图片必须要打上水印等等，卖家需要认真对待每一个细节，才能做好报价单。

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报价单模板：

To:

addressee:（收件人）

Subject:（主题）

Date:（日期）

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QUOTATION

Payment:（付款）

Clause:（条款）

Delivery time:（交货时间）

term of validity:（有效期）

Product picture:（产品图片）

Product Description：（产品描述）

Thank you&best regards.

客户名称

报价单是商业行为文件，作为供应商给客户的报价载体，经常被用于回复客户询盘。所以作为价格来往的媒介，它已经远远超越其字面的意义，它间接关系到客户对你以及公司的专业度印象，它有着非常深刻的作用——帮你说话。

推荐两种常用的报价单模板：

第一份：外贸英文报价单模板

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第二份：外贸英文报价单模板

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报价单主要内容包括报价单的单头、产品基本资料、产品技术参数、价格条款、数量条款、支付条款、质量条款、交货期条款、品牌条款、原产地条款、报价单附注的其他资料等。

针对不同的行业、公司、产品，报价单的具体内容也不尽相同。由于它的针对性、完整性和美观性，涉及的内容和注意的事项比较多，所以报价单一定要专业。

一份好的报价单具有以下三种功能：提供详细规范的产品信息、方便客户统计和汇总资料、方便客户归档，作为备忘再次使用。

制作报价时应注意的格式和细节

1. 在邮件正文里放上一些关键内容，例如总报价、公司的优势等等，这些都是引子，让客户有兴趣打开报价单。

2. 报价单的命名一定是公司名称加产品名称，保证客户到时候能够知道这份报价单是什么产品的报价单，来自于哪个公司。

3. 写明收件人。在报价单开头写上：To 某客户，报价单制作时间和有效期。

4. 在报价单抬头部分加入自己的公司的名称、电话、传真、邮箱以及公司的一些理念、口号等，来提升形象、展现专业度。

5. 如果允许，可以在报价单的第一部分做公司简介，突出优势，例如专业生产多少年、拿到过哪些认证等，把公司办公室的图片、工厂的图片、车间的图片都放上。切记，凡是出现图片的都要打上水印。

6. 制作报价表格。将每一部分的价格标注清楚，包括每一部分的型号、大体参数尺寸、品牌、质保年限等，当然还是要出现报价的关键因素、付款方式等。

7. 介绍产品卖点，告诉客户你的产品为什么值这个钱。例如客户要了十个设备，上面对于每个设备都简略的用表格报了价，这个部分就需要放出每个设备详细信息：图片、认证、具体的参数、优势、设备的包装类型、包装图片、配套的配件数量等，如果是成套设备请把配件表标注出来。

8. 很多公司有集装箱摆放软件，如果有的话可以在最后一部分演示一下客户需要的产品如何摆放，总计需要几个集装箱，彰显专业。

9. 提供至少两种格式的报价单。第一种为Word文档，这是供客户修改使用的。但是由于Word文档版本的差别，可能打不开，所以还需提供一个PDF版本。PDF版比较正规，是标准的文书。最好再提供一个图片版，万一客户既打不开Word，又没有PDF浏览器，就要寄希望于这张图片了。

10. 无论提供什么文件格式，发之前必须预览，保证客户拿到手可以直接打印使用。在邮件最后部分写上：详细报价资料请参见附件中的文件，我提供了三种格式Word、PDF、JPEG，视您的电脑软件情况选择最合适的格式，而且我都已经排好版，您可以直接下载打印使用。

11. 注意分段排版，不要出现很多文字一大段的情况，用不同的颜色文字标记不同的重点，加上图片，图文交叉，可以做出一个非常漂亮的报价文件。

常见的外贸报价单样式

1. 图片式报价单

这是目前大家常用的报价方式，也是重点推荐的。其实就是将产品图片、产品名称、型号、价格、包装、交货期等重要内容都放在一起，让客户在看到产品图片时也同时看到价格，价格和产品图片对应在一起，相信肯定能给客户留下深刻印象。若是新人，刚开始接触外贸，可以先从这个样式入手。

2. 对比式报价单

首先，将本公司的相同产品不同时期的价格或者不同产品的价格做个对比，给客户多样的选择，以便留住客户。其次，将本公司的报价和其他公司的报价放在一起，让客人进行比较，但一定要选对参照公司，最好选择本行业的龙头企业进行参照，再根据自己公司的产品质量和市场定位制定自己的价格。这个要求大家对产品的市场情况非常熟悉，一般是外贸有经验者用的报价样式。

3. 分析式报价单

这种报价样式要求你给客户的不仅是报价，还有关于产品的一些分析。比如国外市场标准、所需证书、淡季旺季，主要用来开发新的市场领域，带有劝诫客户接受自己产品的暗示，所以不适合新手，一般是外贸老鸟给老客户偶尔使用的报价样式。

4. 分割式报价单

举个例子：

HUAWEIP9 (Net price): $599 FOB Shenzhen

Above price including all following items:

①Charge: 价格

②Leica camera：价格

③Travel charge: 价格

④Leather pouch: 价格

⑤Handsfree kit: 价格

⑥Micro SD & 8 GB Memory Card: 价格

⑦Bluetooth Headset: 价格

上面这个就是分割式报价单，将价格组成写清楚，让客户一目了然。这种报价样式适合于在第一次报价之后客户抱怨价格贵了再次报价时使用。不推荐第一次报价时使用，工作量太大了，没经验的新人慎用。

推荐两种常用的报价单模板

外贸英文报价单模板一：

TO：

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外贸英文报价单模板二：

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很多外贸小伙伴都跟我吐槽：为什么报价单发出去就石沉大海了？

作为拿下订单的敲门砖，报价绝对是门学问。所谓报价报得好，订单少不了。

在这里，我整理了一份专业的报价模板送给你，拿走不谢~

制作报价时应注意的细节

报价速度

及时响应客户的报价需求，快速报价，这是最重要的细节。当然这是以熟悉产品、价格等为前提。国外买家基本都是遍地撒网，如果我们没有及时回复，别的卖家可能就是抢占先机。值得一提的是，报价速度即使很重要，但也不能随随便便报价，一定要做一份专业的报价单。

专业报价单构成

一份专业的报价单，至少应该包含报价单的单头、产品基本资料、产品技术参数、价格条款、数量条款、支付条款、质量条款、交货期条款、品牌条款、原产地条款、报价单附注的其他资料等。

而要想在诸多报价单中脱颖而出，这些细节一定要注意：尽可能细致地展现我方产品，一目了然更能吸引客户；报价单的命名一定是“公司名称+产品名称”，方便客户了解报价单信息，并快速统计、汇总和归档；可以在报价单中加入一些公司的信息，比如在抬头加入公司的标志、理念、口号等，提升公司形象；提供Word、PDF、JPEG 三个版本的报价单，Word版本便于客户直接修改，PDF版本更为正式，图片版本则为了防止客户打不开的情况。

总之，我方发出的报价单，要注意涵盖客户所需要的以及可能需要的所有信息，对于客户给到的报价单，要及时、完整、正确地填写。当我们把一个简单的报价单做到让客户挑不出毛病的时候，那离客户下单也就不远了。

报价的高低

产品报价是否恰当，关系到买家对我们专业度的判断，所以对不同市场不同产品不同客户报出最恰当价格是非常重要的。

首先，分析买家的真正需求点。如中东国家客户对价格关注度比较高的，可以报比较低的价格，但一定要留有还价的空间，因为这种市场的客户有讨价还价的习惯，这个不难理解。如果欧美国家客户，目前也是喜欢价格比较低但质量又高的产品，建议是把自己产品分等级，分别报价，报价时一定要注明交易条款，让买家知道一分价钱一分货。

其次，做好市场跟踪调研。及时收集国内甚至东南亚一带同行价格，然后依据最新行情报出价格，买卖才有成交的可能。对于正规的、较有实力的外商，这些外商一般在中国香港、中国大陆都有办事处，对中国内外行情、市场环境都很熟悉和了解，这就要求我们要对信息灵通，随时关注最新的市场动态。

报价的有效期

很多产品，原材料成本占产品成本的比重很大，当原材料价格大幅波动的时候，产品的总成本也随之变动很大，甚至把合理利润给“吃掉”了，还有汇率的波动也会影响利润，这种情况外贸人在过去的2022年应该深有体会。

基于此，很多有经验的供应商的报价都注明“本报价的有效期10天(1个月)”等。因为从报价到下单到供应商买材料，期间要经过好多环节，时间较长，万一这个时期内原料价格大幅变动，会影响双方的合作。看到标明了有效期的报价，意味着这个供应商对原材料市场有密切关注，并且供应商愿意赚自己应该赚的钱，原材料的钱不是他预期的利润来源。

常见的外贸报价单样式

图片式报价单

这是目前大家常用的报价方式，也是重点推荐的。其实就是将产品图片、产品名称、型号、价格、包装、交货期等重要内容都放在一起，让客户在看到产品图片时也同时看到价格，价格和产品图片对应在一起，相信肯定能给客户留下深刻印象。若是新人，刚开始接触外贸，可以先从这个样式入手。

对比式报价单

首先，将本公司的相同产品不同时期的价格或者不同产品的价格做个对比，给客户多样的选择，以便留住客户。其次，将本公司的报价和其他公司的报价放在一起，让客人进行比较，但一定要选对参照公司，最好选择本行业的龙头企业进行参照，再根据自己公司的产品质量和市场定位制定自己的价格。这个要求大家对产品的市场情况非常熟悉，一般是外贸有经验者用的报价样式。

分析式报价单

这种报价样式要求你给客户的不仅是报价，还有关于产品的一些分析。比如国外市场标准、所需证书、淡季旺季，主要用来开发新的市场领域，带有劝诫客户接受自己产品的暗示，所以不适合新手，一般是外贸老鸟给老客户偶尔使用的报价样式。

分割式报价单

举个例子：

HUAWEIP9 (Net price): $599 FOB Shenzhen

Above price including all following items:

①Charge: 价格

②Leica camera：价格

③Travel charge: 价格

④Leather pouch: 价格

⑤Handsfree kit: 价格

⑥Micro SD & 8 GB Memory Card: 价格

⑦Bluetooth Headset: 价格

上面这个就是分割式报价单，将价格组成写清楚，让客户一目了然。这种报价样式适合于在第一次报价之后客户抱怨价格贵了再次报价时使用。不推荐第一次报价时使用，工作量太大了，没经验的新人慎用。

推荐两种常用的报价单模板

报价单模板一

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报价单模板二

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Re：客户求购的产品名称

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外贸人员如何把握客户跟进频率？

在做外贸的过程中，对于国外客户的邮件回复，可以总结成固定的模式，这样不但可以
提高工作效率，而且还不容易出错～～

话不多说，最常用的四大邮件回复模式，给你参考：

一般来说，邮件回复的模式都不外乎以下四种：

1. 无法提供客户想要的产品时回复

2. 对客户一般讯盘的三种回复

3. 客户向我们发出关于一个物品的讯盘后我们发的还盘

4. 对新客户想和我们建立合作关系的还盘

1. 无法提供客户想要的产品时回复：
Dear
Thank you for your enquiry of 12 March cate 6 cable.
We appreciate your efforts in marketing our products and regret very much that we are unable to supply the desired goods due to excessive demand.
We would, however, like to take this opportunity to offer the following material as a close substitute:
Cate 5, US$__ per meter FOB Shanghai, including your commission 2%.
Please visit our catalog at http://www.xxxxxxxxx.com for more information on this item. If you find the product acceptable, please email us as soon as possible.
Sincerely,

2.对客户一般讯盘的三种回复
1）Dear Mr. Jones:
We thank you for your email enquiry for both groundnuts and Walnutmeat CNF Copenhagen dated February, 21.
In reply, we offer firm, subject to your reply reaching us on or before February 26 for 250 metric tons of groundnuts, handpicked, shelled and ungraded at RMB2000 net per metric ton CNF Copenhagen and any other European Main Ports. Shipment to be made within two months after receipt of your order payment by L/C payable by sight draft.
Please note that we have quoted our most favorable price and are unable to entertain any counter offer.
As you are aware that there has lately been a large demand for the above commodities. Such rowing demand will likely result in increased prices. However you can secure these prices if you send us an immediate reply.
Sincerely,

2）Dear Mr. Jones:
We thank you for your letter dated April 8 inquiring about our leather handbags. As requested, we take pleasure in offering you, subject to our final confirmation, 300 dozen deerskin handbags style No.MS190 at $124.00 per dozen CIF Hamburg. Shipment will be effected within 20 days after receipt of the relevant L/C issued by your first class bank in our favor upon signing Sales Contract.
We are manufacturing various kinds of leather purses and waist belts for exportation, and enclosed a brochure of products for your reference. We hope some of them meet your taste and needs.
If we can be of any further help, please feel free to let us know. Customers' inquiries are always meet with our careful attention.
Sincerely,

3）Dear Sirs,
We are in receipt of your letter of July 17, 2002 asking us to offer 10,000 metric tons of the
subject sugar for shipment to Japan and appreciate very much your interest in our product.
To comply with your request, we are offering you the following:
1. Commodity: Qingdao Superior White Crystal Sugar.
2. Packing: To be packed in new gunny bag of 100kgs. each.
3. Quantity: Ten thousand (10000) metric tons.
4. Price: US dollars one hundred and five (US$105.00) per metric ton, Fob Qingdao.
5. Payment: 100% by irrevocable and confirmed letter of credit to be opened in our favor through A1 bank in Qingdao and to be drawn at sight.
6. Shipment: Three or four weeks after receipt of letter of credit by the first available boat sailing to Yokohama direct.

Please note that we do not have much ready stock on hand. Therefore, it is important that, in order to enable us to effect early shipment, your letter of credit should be opened in time if our price meets with your approval.
We are awaiting your reply.
Sincerely

3.客户向我们发出关于一个物品的讯盘后我们发的还盘
Dear :
Thank you for your inquiry of 16 March. We are pleased to hear that you are interested in our product "toaster".
We've enclosed the photo and detailed information of the product for your reference:
Product: toaster
Specification: xxxxxxxxxxxxxxx
Package: 1pcs/box
Price: 10usd/pcs
Payment: L/C
For purchase quantities over 1,000pcs of individual items we would allow you a discount of 1%. Payment is to be made by irrevocable L.C at sight.
We look forward to receiving your first order.
Sincerely,

4.对新客户想和我们建立合作关系的还盘
Dear Mr. Jones:
We have received your letter of 9th April showing your interest in our complete product information.
Our product lines mainly include high quality textile products. To give you a general idea of the various kinds of textiles now available for export, we have enclosed a catalogue and a price list.
You may also visit our online company introduction at Http://xxxxxxxxxx.alibaba.com which includes our latest product line.
We look forward to your specific enquiries and hope to have the opportunity to work together with you in the future.
Sincerely,.

一、报价单的头部(Head)
01.卖家基本资料

工厂标志(Factory Logo)

公司名称(Company)

详细地址(Detailed Address)

邮政编码(Post Code)

联系人名(Contact)职位名称(Job title)

电话号码(Telephone No.)

传真号码(Fax No.)

手机号码(Mobile No.)

邮箱地址(E-mail Address)

聊天方式(Messenger Online)

公司网址(Website Address)

02.买家基本资料

客户机构标志(Client Logo)

公司名称(Company)

详细地址(Detailed Address)

邮政编码(Post Code)

联系人名(Contact)

职位名称(Job title)

电话号码(Telephone No.)

传真号码(Fax No.)

手机号码(Mobile No.)

邮箱地址(E-mail Address)

聊天方式(Messenger Online)

公司网址(Website Address)

03.报价单的抬头:

报价单标题(Quotation/Quotation Form/Price List)

参考编号(Reference No.)

报价日期(Date)

有效日期(Valid date)

二、产品基本资料(Product’ s Basic information)

序号(No.)

货号(ltem No.)

型号(Type)

产品名称(Product's Name)

产品图片(Photo)

产品描述(Description)

原材料(Materials)

规格(Specification)

尺寸(Size)

长度(Length)

宽度(Width)

高度(Height)

厚度(Thickness)

管径( Tube’s Diameter)

口径(Caliber)

形状(Shape)

外观颜色(Colors)

光源类型(Type of Lamp-house)

光源数量(Nos. of lamp-house)

光源颜色(Colors of lamp-house)

三、产品技术参数(Product' s Technical Parameters)

01.电力类产品技术参数:电流、电压、电阻、电弧、功率、频率、负载等。

02，光源、光学类产品技术参数:光源类型、光源功率、中心光强、色度、光通量、光中心高度、发光颜色、流明维护系数、有效光照范围、发光效率、光源色粉、波长、色轮型号、照明面积、日照时间、阴雨天数等。

03.机械、力学类产品技术参数:结构、封装形式、结构高度、连接结构标记、分断能力、安装形式、可插拔次数、耐压特性、耐压强度、插拔力、零插拔力、拉伸强度、抗张强度等。

04.热学类产品技术参数:色温、最低启动温度、耐温性、环境温度、耐热温度、环境湿度。

05.加工工艺、防护性能类产品技术参数︰表面处理、导电体材质、屏蔽壳材质、基材、胶系、阻燃性、防护等级、防火等级、防潮等级、防水等级等。

06.配件类产品技术参数:灯头、灯座、保险丝、镇流器、变压器、灯罩、玻壳、灯管、支架、外壳、壳体、灯盘、灯杆、套管等。

07.产品使用寿命:平均使用寿命、机械寿命、电寿命等。

08.用途及使用范围:适用范围、车灯适用车型、主要用途等。

四、价格条款(Price Terms)

贸易方式(EXW，FOB，CFR,CIF)

装运港，目的港(Loading Port，Destination Port)

货币种类，中银汇率(currency，Exchange Rate)

单位价格，货币单位(Unit Price/PCS，Unit)

实例一:FOBZhangshan Port USD4.58USD/PCS (1USD=6.1350RMB）离岸价(中山装运港船上交货，单价4.58美元/支，汇率:1美元=6.1350元) .

实例二:CFR Zhongshan Port USD4.58USD/pCS (1USD=6.1350RMB）成本加运费（中山装运港船上交货，单价4.58美元/支，汇率:1美元=6.1350元)

实例三:CIF New York Port USD4.58USD/PCS (1USD=6.1350RMB)成本加运费保险费（中山装运港船上交货，单价4.58美元/支，汇率:1美元=6.1350元)

实例四: ExW Shenzhen Techone Tech Co.Ltd RMB36.8003/PCS工厂交货价(深圳电王科技有限公司交货，单价36.8003元/支)。

五、数量条款(Quantity Terms)

按整柜(20’, 40’, 40HC，45HC)提供报价:

按最小定单量(MOQ,Minimum Order Quantity)

提供报价按库存量(QTY. in Stock)报价20Container，40Container,40HC，45HC20英尺货柜，40英尺货柜，40英尺高柜，45英尺高柜

MOQ: 500PCS/Design，500PCS/ltem，最小订单量:500支/款，QTY. in Stock: 5000PCS，库存数量:5000PCS

More or Less Clause: at 5%短溢缺条款备品数量:5%各类货柜的内容积、配货毛重、体积对比:

Total 100CTNS，200PCS/CTN,Outer Carton’s Measure:48*28*36，24Inner boxes/CTN

总共100箱，每箱200支，外箱尺寸: 48*28* 36厘米，24个内盒/外箱Inner box' sMeasure:5*3*2,12PCS/Inner box内盒尺寸:5*3*2厘米，12支/内盒

Net Weight,Gross Weight，APN No.，Bar code,Bicolor，RGB，CMYK:产品净重，产品毛重，产品代码，条形码，双色，三色，四色

Carton’s Main/ side Shipping Mark外箱正啧/侧啧

六、支付条款(Payment Terms)

即期信用证，远期信用证:Sight L/C，Usance L/C

可撤销信用证，不可撤销信用证:Revocable L/C,Irrevocable L/c

跟单信用证，光票信用证:documentary L/C，Clean L/C

可转让信用证，不可转让信用证:Transferable L/C，Untransferable L/C电汇:T/T，Telegraphic Transfer

余额，总金额，定金: Balance，Total sum，Deposit/Earnest/Earnest money

在开始投入生产前通过电汇方式预付30%，余款方式在装运前付清30% paid for deposit by T/T beforeproduction arranged,the balance to be paid before shipment

90天信用证付款，成本加运费加保险费贸易方式下90天信用证付款Payment by L/c 90days，CIF L/C9odays

通过即期信用证付款Payment by sight L/C

七、质量条款(Quality Terms)

检验检疫局:法定检验、商品鉴定、质量认证认可、出口质量许可、出入境检验检疫标志、普惠制原产地证FORM A，一般原产地证C/O。

国家质检总局:主管质量监督的最高行政执法机关;主管检验检疫工作的最高行政执法机关。

检验内容:包装检验，品质检验，卫生检验，安全性能检验。

检验分类:内地检验，口岸检验;预先检验，出口检验。

产品质量认证:

中国:CCc，CB，cQc

欧盟:CE,LVD，EMC

德国:Gs,VDE，TUV

美国: UL，ETL

意大利:IMQ，IG

北欧四国:N-NEMKO，D-DEMKO，F-FIMKO，S-SEMKO,S-N-Fl-D

比利时:CEBEC

法国:NF

荷兰:KEMA-KEUROVEBSISGs,S-BBJINMETRO/UC

阿根廷:SMARKPSBGOST-GOSSTANDARDSAAC-TICKIndi.SlISASO

日本:NKKK，PSEKT，KTL，EK MARK

八、装运条款(Shipment Terms)

港口名重名:注明所在国家或地区

无法确定港口:由买家选择港口

装运日期，装运期限，装运时间Shipping date，Time Limit，Time of shipment

起运港，目的港，装运港/装货港，卸货港，转运港Departure

Port,Destination Port,Loading Port,Unloading Port，Transferring port

分批装运，转船Shipping in batches,Partial Shipment，Transshipment

航空，航海，散货，整装柜By air，By sea，Goods in bulk,，Full Containe

九、交货期条款(Delivery Time Terms)

订单被确定Order Confirmed

模具费用，准备模具Mould'’ s Expenses，Prepare the Moulds

生产前确定样品，开始投产Confirm the samples before production, Begin to Produce

预付定金，支付余款Pay the deposit in advance，Pay the balance

交货期:在收到预付款后30天之内交货Deliver the goods，the time of DeliveryDelivery time:30 daysafter receipt of deposit.

交货期:在订单确认后30天之内交货Delivery time:30 days after the confirmation of the order.

交货期∶在生产前样品确定后30天之内交货Delivery time:30 days after the confirmation of preproduction samples.

十、品牌条款(Brand' s Terms)

贴牌加工，使用客户自己的品牌或由其指定的其他品牌OEM，Use the brand appointed by the customer

使用工厂自己的品牌Use the factory' s own brand

十、品牌条款(Brand' s Terms)

贴牌加工，使用客户自己的品牌或由其指定的其他品牌OEM，Use the brand appointed by the customer

使用工厂自己的品牌Use the factory' s own brand

十一、原产地条款(Origin Terms)

普通原产地证，普惠制原产地证C/O (Certificate of Origin) ,FORM A

原产地，中国制造Made in china，Origin Place

十二、报价单附注的其他资料(Others)

01.工商营业执照、被批准开业证件副本;

02.国税局税务登记证;

03.企业法人代码证书;

04.质量检验报告、质量鉴定报告;

05.产品质量认证、质量管理体系认证;

06.荣誉证书、奖励证书;

07.出口许可证;

08.工厂规模:员工人数，工程技术人员人数，工厂面积;

09.主营产品及月加工能力，新品推介，生产设备实力，品牌知名度。

几种贸易方式间的差别:

01.工厂交货价(EXW=Ex Works):交货地点:出口国工厂或仓库;运输:买方负责;保险:买方负责;出口手续:买方负责;进口手续:买方负责;风险转移:交货地;所有权转移:随买卖转移;

02.离岸价(FOB=Free on Borad):交货地点:装运港;运――输:买方负责;保险:买方负责;出口手续:卖方负责;进口手续:买方负责;风险转移︰装运港船舷;所有权转移:随交单转移;

03.到岸价(成本+运费+保险费，CIF=Cost+Insurance+Freight):交货地点:装运港;运――输:卖方负责;保――险:卖方负责;出口手续:卖方负责;进口手续:卖方负责;风险转移∶装运港船舷;所有权转移∶随交单转移;

04.成本加运费(CFR=Cost+Freight):交货地点:装运港;运输:卖方负责;保险:买方负责;出口手续:卖方负责;进口手续:买方负责;风险转移︰装运港船舷;所有权转移∶随交单转移;

FOB、CIF、CFR共同点:

01.卖方负责装货并充分通知，买方负责接货;

02.卖方办理出口手续，提供证件，买方办理进口手续，提供证件;

03.卖方交单，买方受单、付款;

04.装运港交货，风险、费用划分一致，以船舷为界;

05.交货性质相同，都是凭单交货、凭单付款;

06.都适合于海洋运输和内河运输;

FOB、CIF、CFR间不同点:

01.FOB:买方负责租船订舱、到付运费;办理保险、支付保险;

02.CIF:卖方负责租船订舱、预付运费;办理保险、支付保险;

03.CFR:卖方负责租船订舱、预付运费;买方负责办理保险、支付保险。

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